Checkliste für die Lieferantenfreigabe in der Metallverarbeitung

Das Wichtigste auf einen Blick

• Einkauf und Qualitätsleitung entscheiden gemeinsam, nie eine Abteilung allein.
• Fünf Pflichtpunkte: Werkstoffzeugnis, Qualitätsvereinbarung, Probelieferung, Auditbericht, Freigabeprotokoll.
• Werkstoffzeugnisse nach DIN EN 10204 3.1 sind bei sicherheitsrelevanten Bauteilen Pflicht.
• Freigaben gelten befristet und werden bei Prozessänderungen neu bewertet.
• Ohne unterschriebenes Protokoll bleibt der Lieferant gesperrt.

Was die Freigabe vor dem ersten Auftrag klärt

Die Lieferantenfreigabe in der Metallverarbeitung ist eine dokumentierte Entscheidung. Einkauf und Qualitätsleitung bestätigen damit, dass ein Betrieb Halbzeuge, Werkstoffe oder Bearbeitungsschritte in der geforderten Güte liefern kann. Der Umfang wird genau benannt, etwa gefräste Aluminiumgehäuse, laserzugeschnittene Bleche oder eine Wärmebehandlung.

Ohne Freigabe wird kein Auftrag ausgelöst. Das gilt auch für langjährige Lieferanten, sobald sich Werkstoff, Fertigungsverfahren, Maschinenpark oder Nachunternehmer ändern. Grundlage der Bewertung sind Zeugnisse, Messwerte und Auditfeststellungen, nicht der Eindruck aus der laufenden Zusammenarbeit.

Die Prüftiefe folgt der Risikoklasse des Bauteils. Ein Blechzuschnitt ohne Sicherheitsfunktion braucht weniger Nachweise als eine Schweißbaugruppe für eine Hebevorrichtung. Bei sicherheitsrelevanten Teilen kommen Schweißnahtprüfung und eine erneute Freigabe nach jeder Prozessänderung hinzu.

Die fünf Pflichtpunkte der Checkliste

1. Werkstoffzeugnis nach DIN EN 10204 3.1. Für jede Charge legt der Lieferant ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 vor, ausgestellt von einer vom Hersteller unabhängigen Stelle der Qualitätssicherung. Die Prüfmerkmale der Werkstoffe sind im Normenausschuss Materialprüfung (NMP) des DIN gebündelt.
2. Qualitätsvereinbarung. Schriftlich geregelt werden Prüfmerkmale, Prüfhäufigkeit, Toleranzen, Reklamationswege und die Pflicht, Änderungen vorab anzuzeigen.
3. Probelieferung. Zwanzig bis dreißig Teile aus der Serienfertigung gehen in die Erstmusterprüfung. Maßhaltigkeit, Oberfläche und Werkstoffzustand werden gemessen und im Prüfbericht dokumentiert.
4. Auditbericht. Ein Vor-Ort-Audit bewertet Fertigungslenkung, Prüfmittelüberwachung, Rückverfolgbarkeit der Chargen und Ordnung in der Fertigung.
5. Freigabeprotokoll. Lieferumfang, Laufzeit, Auflagen und Verantwortliche werden unterschrieben. Das Protokoll ist die Grundlage jeder Bestellung.

Nachweise, Normen und Zuständigkeiten

Nachweis	Grundlage	Aussteller
Abnahmeprüfzeugnis 3.1	DIN EN 10204	Herstellerwerk, unabhängig von der Lieferstelle
Qualitätsvereinbarung	Rahmen nach DIN EN ISO 9001	Einkauf und Lieferant
Erstmusterprüfbericht	Zeichnung und Prüfplan	Lieferant
Auditbericht	Verfahrensanweisung des Abnehmers	Qualitätsleitung

Der VDMA vertritt den Maschinen- und Anlagenbau, dessen Zulieferbetriebe einen großen Teil der freigabepflichtigen Metallteile fertigen.

Die Messwerte für die Probelieferung kommen aus der Messtechnik: Koordinatenmessgeräte, Oberflächenmessgeräte und optische Systeme wie die ZEISS Messsysteme prüfen Maßhaltigkeit und Rauheit.

Weitere Kriterien ergänzen die fünf Pflichtpunkte: Prüfmittelüberwachung, Reklamationsquote der letzten zwölf Monate, Liste der Nachunternehmer, Rückverfolgbarkeit bis zur Charge und Angaben zur Wärmebehandlung.

Beispiel: Freigabe eines Zerspanungsbetriebs in vier Wochen

Beispiel: Ein Einkäufer sucht einen Zulieferer für gefräste Aluminiumgehäuse mit einer Toleranz von plus/minus 0,05 Millimetern. In Woche eins fordert er die Zeugnisse nach DIN EN 10204 3.1, die ausgefüllte Qualitätsvereinbarung und den letzten Auditbericht an.

In Woche zwei prüft die Qualitätsleitung Fertigungslenkung und Prüfmittelüberwachung vor Ort und vergleicht die Feststellungen mit dem Auditbogen.

In Woche drei liefert der Betrieb fünfundzwanzig Gehäuse als Probelieferung. Die Messwerte zu Maßhaltigkeit und Oberfläche gehen in den Erstmusterprüfbericht.

In Woche vier unterzeichnen Einkauf und Qualitätsleitung das Freigabeprotokoll. Es gilt für zwölf Monate und verliert seine Gültigkeit, sobald der Lieferant Werkstoff oder Fertigungsverfahren wechselt.

Typische Fehler beim Freigabeprozess

• Zeugnisse werden nur einmalig geprüft und dann nicht mehr je Charge.
• Die Qualitätsvereinbarung bleibt ununterschrieben im Postfach liegen.
• Die Probelieferung stammt aus dem Musterbau, nicht aus der Serie.
• Das Protokoll nennt keine Laufzeit und keine Auflagen.
• Nachunternehmer tauchen erst nach der Freigabe auf.

Häufige Fragen

Wie lange gilt eine Lieferantenfreigabe?

Üblich sind zwölf bis vierundzwanzig Monate. Bei Prozessänderungen wird sofort neu bewertet.

Reicht ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 als Nachweis?

Nein. Das Zeugnis belegt die Werkstoffcharge, ersetzt aber weder Qualitätsvereinbarung noch Probelieferung, Auditbericht oder Freigabeprotokoll.

Wann muss ein freigegebener Lieferant neu bewertet werden?

Bei Werkstoffwechsel, neuem Fertigungsverfahren, verlagertem Standort, gewechselten Nachunternehmern und nach schwerwiegenden Reklamationen.

Wer unterschreibt das Freigabeprotokoll?

Einkauf und Qualitätsleitung gemeinsam, bei sicherheitsrelevanten Bauteilen zusätzlich die technische Leitung.

Was passiert bei Mängeln in der Probelieferung?

Der Lieferant beseitigt die Mängel und liefert erneut. Bleiben die Abweichungen, wird die Freigabe versagt oder auf einzelne Bauteile begrenzt.